祝賀会について

～祝賀会ご準備にあたっての留意事項～

１．祝賀会発起人の決定

発起人代表、発起人を決めて祝賀会の準備などを進めていきます。3名から5名ほどが一般的です。

祝賀案内状に発起人のお名前を記載するようになります。

２．開催日時、開催場所の決定

ご出席人数にもよりますが、祝賀会の会場は限られていますし叙勲褒章の時期が同じであることから開催日も近しいことが

多いです。先にホテルを抑えられてしまったというお話もしばしば聞くことがございます。準備期間なども想定して開催日

はなるべくお早めに決定されることをお勧めいたします。

祝賀会開催の予定が前以てわかっている場合は、内示の段階からホテルの選定と見積、打ち合わせを行っておくことをお勧めいたします。

３．招待状の作成（祝賀会案内状）

開催日時、開催場所が決定したら、招待状の作成を行います。

招待状のご相談は、山手屋へお問い合わせ下さい。

４．招待者の選定

招待者の選定は大変悩まれることとなります。招待者に対しても配慮を欠かせません。

招待者選定は会場の収容人数を考慮し、ご来賓、各関係団体、恩師、ご友人、ご親族などの選定を行います。

ここはしっかりと発起人会でご本人の意見も含めて検討してください。呼ばれた呼ばれていないの争論にならないよう

配慮が必要になってきます。

５．招待状の発送

招待者が決定いたしましたら、リストを作成し発送いたします。

招待状の返信日は招待する人数にもよりますが、配席や席次表の作成、引出物の準備などを考慮し

祝賀会の日より30日～45日前が好ましいです。

切手はお祝い切手を使用してください。宛名書きは印刷または手書き（習字の先生）で行います。

６．運営組織

祝賀会の運営上、各業務分担を明確にしておきます。又、全体のスケジュールを作成し、調整・確認を

されることをお勧めいたします。

７．祝賀会の概要決定

人数にもよりますが、概ね料理の種類や飲み物や会場のレイアウトはホテルと打ち合わせを行い、来賓挨拶、式次第、

席次、余興の内容、司会者の選定など当日のおおよその内容を決めておきます。

８．出席者の確認

返信のない方へのアプローチを行います。

出席者が確定いたしましたら、配席や接遇対応などについての確認をいたします。

９．引出物の選定・発注

祝賀会では欠かすことのできない引出物です。祝賀会の会費に見合った引出物をご準備することをお勧めいたします。

一般的には、会費の半分程度の金額を引出物の予算といたします。記念品と和菓子とお礼状のセットが一般的に祝賀会の

引出物となります。

10.会場担当者との最終確認

人数や料理・飲み物・記念品などについて、漏れや手違いのないよう確認いたします。

祝賀会に必要な案内状、式次第パンフレット、来賓主催者用リボン、目録など

全て取り揃えておりますので、お気軽にご相談ください。