・祝賀会について

～祝賀会ご準備にあたっての留意事項～

１．祝賀会発起人の決定

　先ずはご宴席の発起人を決定され、ご準備にお入りなることをお勧めいたします。

２．開催日時、場所、形態の決定

　準備期間を勘定して開催日はお早めに決定されることをお勧めいたします。（２ヶ月、３ヶ月前）

　決定に際しましては、所属団体、企業などの諸事情、祝祭日を含む曜日及び暦などにもご配慮いたします。

３．招待状の作成（祝賀会案内状）

　開催日、場所、形態が決定したら、招待状の作成をおこないます。

　招待状のご相談は、山手屋へお問い合わせ下さい。

４．招待者の選定

　招待者の選定は大変悩まれることとなります。招待者に対しても配慮を欠かせません。

　招待者選定でのポイントは、会場のキャパを考えどれくらいの規模でおこなうか、来賓は誰にするか、

　所属団体のどの範囲のどの役職の方までをご招待するか、親族はどうするか、という手順で進めます。

　ここはしっかりと発起人会でご本人の意見も含めて検討してください。

５．招待状の発送

　招待者が決定いたしましたら、リストを作成し発送いたします。

　発送から返信までの期間は3週間くらいが好ましいです。早すぎても遅すぎても好ましくありません。

　招待状の返信日は招待する人数にもよりますが、祝賀会の日より3週間～1ヶ月前が好ましいです。

　切手は壽切手を使用してください。宛名書きは印刷または手書き（習字の先生）でおこないます。

６．運営組織

　祝賀会の運営上、各業務分担を明確にしておきます。又、全体のスケジュールを作成し、調整・確認を

　されることをお勧めいたします。

７．祝賀会の概要決定

　ご来賓の人数にもよりますが、概ね料理の種類や飲み物をどうするか、会場のレイアウト、式次第、

　余興の内容、司会者の選定などをおこないます。

８．出席者の確認

　返信のない方へのアプローチをおこないます。

　出席者が確定いたしましたら、席次や接遇対応などについての確認をいたします。

９．引出物の選定・発注

　祝賀会では欠かすことのできない引出物です。会の会費に見合った引出物をご準備することをお勧めいたします。

　一般的には、会費の半分の金額を引出物の予算といたします。

　招待状をお届けするころには商品を決めておきます。（祝賀会の45日前まで）

　この時点では予約発注で概ねの数を業者へ伝えておきます。（招待状を発送した数の80％くらい）

　出席者の人数が確定しましたら、最終発注いたします。（3週間前～1ヶ月前）

10.会場担当者との最終確認

　人数や料理・飲み物・記念品などについて、漏れや手違いのないよう確認いたします。

祝賀会に必要な案内状、式次第パンフレット、来賓主催者用リボン、目録など

全て取り揃えておりますので、お気軽にご相談ください。